Identidad de Responsable de Tratamiento: GRUPO PFS CANTÁBRICO GESTIÓN EMPRESARIAL, S.L. (en adelante, PFS GRUPO) - CIF B74109943

Dirección Postal: C/ Nicolás Soria, Nº 2, 1ºA, 33012 – Oviedo, Asturias

Correo electrónico de Protección de Datos: [email protected]

Tramitar sus denuncias, quejas, reclamaciones y/o dudas (en adelante, sus comunicaciones) conforme al procedimiento descrito en la presente política de privacidad.

El receptor de las comunicaciones/denuncias será el órgano de cumplimiento del responsable de tratamiento, quien respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial. Por ello, informa a las personas usuarias de Canal Ético de que:

• En cumplimiento de lo que dispone la normativa de protección de datos de carácter personal, tratamos sus datos, la información que nos facilite (así como los datos personales de otras personas que nos pudiera facilitar) con las finalidades especificadas en la presente política de privacidad.
• No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.

Los datos de quien formule la comunicación de una denuncia y de las personas empleadas y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos deberá procederse a su supresión salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema de Cumplimiento Normativo por PFS GRUPO, conforme a lo establecido en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales (en adelante LOPDGDD).

En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de la información, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Directiva y Ley de Protección del Informante.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

La base legal para el tratamiento de sus datos es el cumplimiento de la solicitud que nos formula en su comunicación.

Los datos solicitados son necesarios para la correcta gestión del canal ético, así como la licitud del tratamiento en base al articulo 6.1 c) RGPD derivado del cumplimiento de una obligación legal y satisfacer un interés legítimo del Responsable: Supuestos de interés legítimo en los que el responsable pudiera ser parte perjudicada y fuera necesario el tratamiento y la comunicación de los datos del incumplidor a terceros a fin de gestionar el cumplimiento normativo y la defensa de los intereses del responsable de tratamiento, así como supuestos de interés legítimo de tratamientos específicos contemplados en la LOPDGDD: Artículo 24 Sistemas de información de denuncias internas.

Su consentimiento inequívoco a través de la configuración de su comunicación como “No Anónimo” para que Canal Ético trate sus datos personales con la finalidad de gestionar sus denuncias y/o informaciones (comunicaciones), siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el Órgano de Cumplimiento Normativo de PFS GRUPO.

Organizaciones o personas directamente contratadas por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento: Colaboradores y Entidades Subcontratadas para la gestión del canal ético, asesores, consultores y auditores del sistema de cumplimiento normativo de la organización.

El Canal Ético se encuentra albergada en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal.

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

El acceso a los datos personales contenidos en los sistemas internos de información quedará limitado (i) a el/la Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO y a quien lo gestione directamente como Responsable del Sistema*, (ii) a el/la Director de Recursos Humanos, si se aplican medidas disciplinarias (iii) a el/la Director de Asesoría Jurídica (si procediera adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados), (iv) a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen, y (v) a el/la delegado/a de protección de datos.

(*) El Responsable del Sistema Interno de Información ha sido designado por los órganos de administración del Responsable de Tratamiento conforme a lo establecido en la Directiva y Ley de Protección del Informante.

Fuerzas y Cuerpos de Seguridad: En la medida en que fuera requerido un derecho de acceso justificado en la investigación de un incumplimiento normativo será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones hechas en virtud de este apartado estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

La aceptación de las presentes condiciones implica la recogida de los datos personales que las personas usuarias introducen en el aplicativo Canal Ético y su consentimiento inequívoco para que PFS GRUPO los trate con la finalidad de gestionar sus denuncias y/o comunicaciones, siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO.

Mediante la aceptación de esta política, las personas usuarias garantizan que los datos personales facilitados son verdaderos, ciertos, completos y actualizados y que comunicarán cualquier modificación en ellos a la mayor brevedad posible.

Así mismo, con la aceptación y/o validación del proceso de tramitación de la comunicación habilitado en el formulario del canal ético, declara ser mayor de 14 años, disponer de capacidad jurídica** y consiente expresamente el tratamiento de datos conforme a lo establecido en la cláusula e información adicional sobre protección de datos.

(**) En los casos en los que represente a un menor de 14 años o a una persona con incapacidad jurídica, declara responsablemente disponer de la patria potestad o tutela del menor o de la representación legal jurídica correspondiente, cuya justificación podrá ser requerida por parte del Responsable de Tratamiento a fin de legitimar el consentimiento aceptado.

Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que se presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia por motivo de la comunicación realizada.

El Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el formulario web que recoge los datos personales de la persona denunciante salvo que:

• Sea requerida para ello, judicialmente o la autoridad competente.
• El Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que la persona informante preste expresamente su consentimiento.
• Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e. en base a documentación falsa) y el Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.

Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Si desea ejercitar sus derechos, por favor, diríjase al canal establecido para el ejercicio de derechos indicado en la presente Política de Privacidad como "[email protected]" conforme a los procedimientos establecidos a fin de que pueda dar respuesta a su solicitud de forma gestionada.

Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de los posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Canal Ético (albergado en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal) adopta las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por el responsable de tratamiento, según lo acordado en el contrato de prestación de servicios y de encargado de tratamiento y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.

Por su parte, el responsable de Tratamiento ha formalizado acuerdos para garantizar que tratamos sus datos personales correctamente y de acuerdo con la normativa vigente de protección de datos. Estos acuerdos reflejan las respectivas funciones y responsabilidades en relación con sus datos, y contemplan qué entidad se encuentra en la mejor posición para cumplir con sus necesidades. Estos acuerdos no afectan a sus derechos en virtud de la ley de protección de datos.

Sólo personas autorizadas del órgano de cumplimiento normativo, personal autorizado de terceros directamente contratados por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento (que tienen la obligación legal y contractual de guardar toda la información de forma segura) tienen acceso a sus datos personales.

Se exige a todo el personal de PFS GRUPO que tiene acceso a sus datos personales que se comprometa a respetar la Política de Privacidad del responsable de Tratamiento y la normativa de protección de datos y a todos los empleados de Terceros que tienen acceso a tus datos personales que firmen los compromisos de confidencialidad en los términos establecidos en la legislación vigente. Además, se asegura contractualmente que las empresas de terceros que tienen acceso a sus datos personales los mantengan de forma segura. Para asegurarnos de que sus datos personales están protegidos, Ithikios como encargado de tratamiento del Canal Ético que trata sus datos personales dispone de un entorno de seguridad y adopta las medidas necesarias para evitar accesos no autorizados. Para obtener más información sobre estos acuerdos, no dude en ponerse en contacto a través del canal establecido para el ejercicio de derechos indicado en la presente Política de Privacidad como “ [email protected] ”.

Canal Ético se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.

En este sentido, el Responsable de Tratamiento se reserva el derecho a efectuar, en cualquier momento, cuantas modificaciones, variaciones, supresiones o cancelaciones en los contenidos y en la forma de presentación de los mismos que considere oportunas, por cuanto le recomendamos que consulte nuestra política de privacidad siempre que lo considere pertinente. Si no está de acuerdo con cualquiera de los cambios, puede ejercer su derechos conforme al procedimiento descrito o enviando un correo al “[email protected]”.

Prohibición de Represalias y Denuncias Falsas

Las personas informantes que de buena fe comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de aplicación del Canal Ético estarán protegidas contra cualquier tipo de represalia, por el motivo de las denuncias realizadas, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023.

La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado de mala fe y siendo consciente de su falsedad.

Confidencialidad, Protección de Datos y derechos de las personas afectadas

El Canal Ético está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, permitiéndose comunicaciones de forma anónima de modo que garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

El Canal Ético garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad de la persona informante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte de la persona afectada no supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad de la persona informante.

Todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal Ético están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona informante, así como de testigos y personas investigadas y afectadas.

Con carácter previo al envío de la comunicación, la persona informante deberá confirmar (mediante su aceptación) que ha leído y aceptado la Política de Privacidad y el Procedimiento de Gestión del Canal Ético.

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al honor, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, así como a la preservación de su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. En este sentido, si - a juicio del Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO - existe riesgo de que la notificación a la persona afectada comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca.

Los datos de quien formule la comunicación y de terceras personas relacionadas con dicha comunicación, se conservarán en el del Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del del Sistema Interno de Información , salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 del artículo 24 de la LOPDGDD, para la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información del Canal Ético.

Las denuncias que se comuniquen a través del Canal Ético serán recibidas por el Órgano de Cumplimiento Normativo y Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO, que será el órgano responsable de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. El Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO está formado por varias personas a fin de garantizar que no exista conflicto de intereses con respecto a la comunicación recibida. En este sentido, se solicitará a la persona informante que identifique, en su caso, aquellas funciones usuarias del Canal Ético de PFS GRUPO que pudieran tener alguna sospecha de implicación a fin de discriminar conflicto de intereses en relación con el asunto a comunicar y evitar así que éstas intervengan en la gestión de la comunicación.

En la formulación de la comunicación, la persona informante será consultada sobre la relación que mantiene con PFS GRUPO, así como sobre su identidad, si bien podrá formularse de forma anónima.

Así mismo, se solicita la identificación de la persona sobre la que se formula la comunicación/denuncia y, en su caso, la existencia de testigos, así como de pruebas documentales o gráficas que desee incorporar o adjuntar a la comunicación.

Se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante y, si se considera necesario, de solicitar a esta información adicional. Así, a los efectos de dilucidar la admisión a trámite de la comunicación, si lo estimara conveniente, el Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO podrá requerir a la persona que haya efectuado la comunicación que la aclare o complemente, aportando aquella documentación y/o datos que pudieren ser necesarios para acreditar la existencia de una conducta irregular.

Si la denuncia no cumple con los requisitos de forma exigidos o los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito de aplicación del Canal Ético, se denegará su admisión a trámite y los datos contenidos en ella se eliminarán de manera inmediata.

En cambio, cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito objetivo del Canal Ético, el Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO acordará su admisión a trámite.

Así, en el plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la información, el Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO realizará un examen preliminar sobre la comunicación recibida y la existencia de motivaciones para su admisión (o no) a trámite, así como la posible concurrencia de conflictos de interés, procediendo al envío de acuse de recibo de la comunicación a la persona informante en el que se le informará, en su caso, de:

a) La no pertinencia y derivación, en su caso, a los medios de contacto establecidos por la organización para la gestión de dicho asunto.

b) La pertinencia de la comunicación informándole de los plazos previstos para su resolución y solicitándole, en su caso, más información para dar trámite a la denuncia.

Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados.

El informe de propuesta de resolución puede proponer:

a) El archivo del expediente, cuando los hechos denunciados o su autoría no hayan quedado suficientemente acreditados o éstos no constituyan una conducta denunciable según el ámbito objetivo de aplicación del Canal Ético.

b) La adopción de las medidas que se consideren necesarias para restaurar la legalidad y subsanar o corregir, en la medida de lo posible, los efectos lesivos que hayan podido producir los hechos denunciados, incluyendo, a título meramente enunciativo y no exhaustivo, las siguientes:

b.1) Modificaciones en los procedimientos, métodos de control y políticas de la organización.

b.2) Correcciones y ajustes en documentos de reporte y de información.

b.3) Informes a las autoridades competentes.

b.4) Rescisión de relaciones contractuales.

b.5) Apertura de expediente disciplinario para la imposición de las sanciones que procedan.

b.6) Cualesquiera otras que se considerasen necesarios.

En caso de que los hechos denunciados resulten acreditados se adoptarán las medidas que correspondan de acuerdo con la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que pudieran corresponder.

Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre la alta dirección y/o el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, no podrá ser superior a tres (3) meses (salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales a contar desde la recepción de la comunicación.

El Responsable del Sistema Interno de Información de PFS GRUPO envía la respuesta a la persona informante sobre el estado de situación del expediente, dando por finalizado el proceso de denuncia.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 de la LOPDGDD solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora en los términos previstos en la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos de la sociedad en la que esté contratada la persona denunciada afectada.